La Secretaria 3.0, la otra secretaria

La Secretaria 3.0, la otra secretaria

Trilingüe, multitask, comunicativo e hiperorganizado: ¿Gerente? No, se trata del nuevo perfil de secretaria que actualmente están demandando las grandes empresas tanto nacionales como multinacionales. La creciente profesionalización de la profesión ha transformado a este perfil en un elemento clave para los managers que necesitan una persona mucho más estratégica, que tome decisiones y que tenga una mayor orientación al negocio. Tanto se ha especializado este perfil en los últimos años que hoy es posible contar con distintos rangos y perfiles, donde los salarios de este nuevo cargo de secretaria varían entre los $800.000 promedio para un cargo de recepcionista hasta los $3.000.00 para un asistente personal de alta dirección.

Hoy el perfil de la Secretaria ha evolucionado debido a que nos encontramos en un entorno más dinámico y exigente. “La secretaria 3.0 o Asistente tiene que ser una persona “multitasking”, capaces de manejar agendas, armar la logística de los viajes de sus jefes, prestar asistencia en la organización de presentaciones y/o eventos e incluso saber usar softwares o programas de gestión. Junto con eso debe atender aspectos vinculados a la comunicación, recursos humanos, organización de eventos e incluso el uso de las redes sociales para difundir actividades de la compañía o ponerse en contacto con clientes” sostiene Beatriz Vial, consultora de la empresa de reclutamiento especializado Page Personnel.

En cuanto a los conocimientos y formación, generalmente se requieren perfiles con título universitario de las carreras de comunicación, relaciones públicas, traducción, analistas contables o administrativas que cuenten con habilidades blandas y manejo de algún idioma. “Para lograr una carrera exitosa en este tipo de cargo, hay tres aspectos fundamentales: La tendencia es ir hacia el “trilingüismo” por lo que el inglés se transformó en un “must have” para este puesto, seguido del francés y el chino mandarín. Además se debe contar con competencias en uso y manejo en tecnologías de información, tales como MS Office y algunos ERP y, en tercer lugar, experiencia y actitud”, agregó la consultora.

Algunos perfiles de secretaria 3.0 definidos por la consultora Page Personnel:

I. RECEPCIONISTA: Cuentan con formación técnica en carreras de secretariado, administración o similar, con dominio del idioma inglés desde el nivel intermedio al avanzado oral y escrito. Sus funciones pueden ser muy variadas, especialmente orientadas a resolver situaciones tanto para el cliente externo como interno, son el primer contacto directo con el público. Deben manejar MS Office completo (word, power point, excel y outlook).

II. ASISTENTE EJECUTIVO BILINGÜE: Cuentan con competencias técnicas en idiomas, principalmente: inglés, español y francés. Sus funciones apuntan a manejar la central telefónica, gestionar archivo, agenda y documentación, organizar viajes, reuniones y coordinar conference calls. También apoyan en la preparación de presentaciones corporativas y realizan funciones administrativas generales de apoyo.

III. SECRETARIADO POR ÁREAS: Profesionales con estudios de administración o comercio exterior, que se desempeñan en cargos como: Asistente de Presidencia, Asistente de Dirección General y/o Vicepresidencia, Asistente de Socio, Asistente de Dirección Comercial/Ventas, Asistente de Recursos Humanos, Asistente Dirección de Finanzas, Asistente Jurídica, Office Manager, Asistente de Proyectos y Asistente Junior.

IV. OFFICE MANAGER: Profesionales de confianza de las gerencias, tituladas de Licenciatura en administración de Empresas, Relaciones Internacionales o afín. Cuentan con nivel avanzado inglés y/o bilingüe. Son personas organizadas, con habilidades comunicativas, de naturaleza proactiva, iniciativa y con energía. Poseen conocimientos de Protocolo empresarial, enfocadas al detalle, cuentan con capacidad de planificación y coordinación, son discretas y asertivas, con fuerte orientación al cliente interno y externo. Reportan, la mayoría de las veces, al Director General o Director de Finanzas. Dentro de sus principales responsabilidades está la Gestión de agendas, organizar viajes y reuniones, a nivel nacional e internacional, preparar presentaciones, informes y reportes, coordinar eventos, colaborar en el diseño e implantación de procedimientos, encargarse de la comunicación interna, y mantener contacto con diferentes empresas al interior y exterior del país. Es la persona de contacto para relacionarse con distintos organismos institucionales, se encuentra a cargo de la administración de la oficina, pago de insumos, control del stock de materiales, coordinación de asistentes y recepcionistas así como del staff de limpieza y chóferes.

V. ASISTENTE DE PRESIDENCIA: Da soporte en tareas de diversa índole al presidente o director. Deben ser capaces de tomar decisiones e incluso representar cuando se requiera al presidente de la compañía. El perfil requerido para este cargo son profesionales con estudios en Licenciatura en Administración de Empresas, carrera técnica secretarial o similar. Cuentan con experiencia mínima de 5 años desempeñando tareas de responsabilidad similar, especialmente reportando a miembros del Comité Ejecutivo, preferiblemente en entornos multinacionales. Dominio de Microsoft Office, especialmente de Word, Excel y Power Point. Capacidad de coordinación y gestión de forma metódica y resolutiva. Discreción, confidencialidad y orientación al cliente tanto externo como interno. Es habitual que la Asistente de Presidencia cuente con el soporte a su cargo de alguna Secretaria Junior, a la cual deberá dirigir y supervisar. Es cada vez más importante un dominio de al menos dos idiomas en este tipo de cargos, siendo uno de ellos el inglés.

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