La información clave de la organización en la era de la movilidad

La información clave de la organización en la era de la movilidad

Según datos recientes del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, se estima que en Perú hay 648 tele trabajadores y 145 organizaciones, tanto del sector público como privado, que fomentan la práctica del teletrabajo. El Gobierno peruano aspira a que en 2018 dicha cifra alcance los mil empleados para lo cual firmó recientemente

un pacto con gobiernos regionales, gremios empresariales, empresas y la sociedad civil con el fin de promover la implementación de esta modalidad y así brindar la oportunidad a miles de peruanos para acceder en condiciones de igualdad a empleos dignos.

Esta nueva forma de trabajar presenta para las organizaciones un gran reto: ¿Cómo asegurar que sus empleados tengan acceso a todos los documentos clave de su organización de manera que puedan desempeñarse de manera eficaz donde quiera que estén y en cualquier momento?

Según los datos del estudio Future of Scanning de Infotrends (mayo 2016), el 58% de los documentos externos de las organizaciones se reciben en papel. La digitalización inteligente es entonces, una necesidad para las organizaciones que facilita y hace más eficiente el trabajo, no solo de quienes están en su casa, sino de aquellos que están en la oficina pero necesitan moverse dentro de sus espacios, desde salas de reuniones hasta cafeterías. Las plataformas móviles de acceso a documentos no solo permiten trabajar de manera remota sino que transforman la manera en la que trabajamos en la oficina convencional: eso es movilidad.

Sin embargo, a pesar de ser conscientes de la relevancia de la digitalización y de los claros beneficios de implementar soluciones de manejo de documentos en el entorno actual, a las organizaciones aún se les dificulta tomar la decisión de incorporar soluciones de acceso remoto. ¿La razón? Temen que su información no esté segura o tienen políticas internas y restricciones que dificultan su implementación. Todas estas barreras pueden ser superadas si ofrecemos a los trabajadores tecnología con estándares de seguridad que se adapten a sus necesidades.

Un ejemplo de soluciones tecnológicas que pueden usarse para facilitar el acceso a documentos clave de la organización son los escáneres con aplicaciones que facilitan la transferencia de información a teléfonos inteligentes y tabletas y que permiten a los usuarios compartir capturas de información de forma fácil, rápida, evitando errores y con la seguridad y privacidad que requiere la organización. Así mismo, son importantes las soluciones de digitalización wireless que no se limiten a un solo usuario o lugar.

A medida que las organizaciones implementen el uso de teléfonos inteligentes y otros dispositivos para el acceso a documentos clave y los trabajadores se acostumbren a tener acceso a la información en tiempo real, la movilidad empresarial permitirá mayor productividad, pues el espacio dejará de ser una barrera.

El reto para las organizaciones en Perú y en América Latina, está en hacer crecer su infraestructura wireless, hacer que sus sistemas estén disponibles para acceso remoto e implementar soluciones que respondan a las necesidades de movilidad de sus empleados y les permitan tener los documentos y la información que requieren, permitiéndoles cumplir con sus metas sin importar el lugar donde estén.