Entrevista a Sonia Portugal, gerente general de Exact SAC

Entrevista a Sonia Portugal, gerente general de Exact SAC

EXACT es una empresa enfocada en la especialización de la gestión documental. Con más de 20 años de trayectoria, decidimos compartir un momento con su gerente general, Sonia Portugal, para conocer un poco más de su trayectoria, sus proyectos y su visión acerca del contexto actual de la digitalización en el Perú.

¿Qué es EXACT y cuáles son sus principales servicios?

Iniciamos nuestras operaciones en el año 1997 con la visión de mejorar y agilizar los procesos de tráfico de documentos, ya sean físicos o digitales. Nuestro portafolio está conformado por tres líneas: Outsourcing con servicios que incluyen BPO, mensajería in house, registro de documentos y digitalización simple o de valor legal, entre otros; Tecnología, a través del software DocuClass desde nuestro partner internacional para llevar un control de sus documentos accediendo a ellos en tiempo real; y finalmente Consultoría, donde apoyamos a nuestros clientes en el diseño, desarrollo y ejecución de proyectos para elevar su competitividad.

¿Qué futuros proyectos desarrollarán este año?

Para el presente año 2018 hemos trazado tres metas importantes. Actualmente nuestros principales clientes están enfocados en el sector financiero, seguros y telecomunicaciones, empresas con altos volúmenes de transacción que se traduce en gran cantidad de documentos; por ello nuestra primera meta es diversificar nuestra cartera de clientes, con el fin acercarnos y generar relaciones con el sector público donde vemos una necesidad latente por mejorar sus procesos de documentación.

Por otro lado, queremos posicionarnos como empresa líder en el mercado de la digitalización documental, y a su vez impulsar en empresas y usuarios una mayor toma de acción. Finalmente, estamos enfocados en el orden interno a través de capacitación y consultoría especializada para nuestros colaboradores del mando medio que soportan todas nuestras operaciones.

¿Cuáles fueron sus resultados en el año 2017?

El 2017 fue un año muy positivo para nosotros, con altos resultados en nuestra rentabilidad a raíz de la inversión en el área comercial y nuestros esfuerzos por posicionarnos como la empresa líder del mercado peruano.

¿Qué opina de la digitalización documental en el Perú?

La digitalización en Perú se encuentra en sus inicios, sobre todo si lo comparamos con países de la región como Chile, Uruguay, Brasil, entre otros, que están por lo menos 10 años adelante en sus procesos. Esta diferencia se da básicamente por la forma en que gestionamos un documento. Actualmente se concibe que un documento es digitalizado cuando ya concluyó su ciclo de vida antes de mandarlo a custodia o archivo, con el único fin de digitalizarlo para que no se pierda; pero el objetivo del formato digital es capturar la data y procesarla, es decir tenerla desde un inicio disponible en tiempo real para todos aquellos que necesiten utilizarla.

En EXACT sabemos que es de suma importancia concientizar a las empresas y usuarios sobre la importancia de la digitalización documental, porque beneficia a ambos en cuanto acceso y transparencia de procesos. Definitivamente, tener un documento digitalizado ya sea al inicio o al final del proceso te permite mejorar considerablemente tu porcentaje de accesibilidad a la información, así como contribuir con el medio ambiente reduciendo la cantidad de papel y agua que se emplea para la elaboración del papel.

¿Cree que la digitalización documental podría acabar con el documento físico?

Sí debería ponerle fin, pero todavía va a tomar tiempo. Hago hincapié en la importancia de la digitalización documental en los entes reguladores, ellos aún exigen como prueba y única evidencia la firma entre un cliente y una empresa, y por ello seguirán custodiando documentos físicos. Así mismo, debemos generar un verdadero cambio en la mentalidad de todos, la digitalización no es imposible de lograr y cada uno de ellos puede obtener resultados increíbles tras cumplir el proceso.

Más información en: www.exact.com.pe